# Kalkulator kosztu pracownika 2026. Całkowity koszt zatrudnienia Oblicz całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w 2026 roku. Składki ZUS pracodawcy, PIT, netto oraz łączny koszt miesięczny i roczny. ## Ile naprawdę kosztuje pracownik? Pracownik z pensją 7 000 zł brutto nie kosztuje pracodawcy 7 000 zł. Kosztuje 8 539 zł miesięcznie, jeśli oszczędza w PPK, albo 8 434 zł, jeśli z PPK zrezygnował. Różnica to składki ZUS, które pracodawca płaci PONAD wynagrodzenie brutto. Pracownik z tych 7 000 zł dostaje na rękę 4 950 zł netto (5 102 zł bez PPK). Ze 100 zł, które wydaje pracodawca, na koncie pracownika ląduje 58 zł - reszta idzie na składki i podatek. Poniżej tabela całkowitych kosztów dla różnych poziomów pensji brutto (umowa o pracę, PPK tak). Brutto pracownika Netto (na rękę) Składki pracodawcy Całkowity koszt Koszt/netto 4 806 zł (minimalna) 3 502 zł 1 056 zł ok. 5 862 zł 1,67 zł 6 000 zł 4 289 zł 1 319 zł 7 319 zł 1,71 zł 8 000 zł 5 609 zł 1 758 zł 9 758 zł 1,74 zł 10 000 zł 6 929 zł 2 198 zł 12 198 zł 1,76 zł 15 000 zł1 10 229 zł 3 297 zł 18 297 zł 1,79 zł Im wyższa pensja, tym większy udział podatków (progi PIT). Żeby pracownik dostał 1 zł na rękę, pracodawca musi wydać od 1,67 zł przy pensji minimalnej do 1,79 zł przy 15 000 zł brutto - im wyższa pensja, tym gorsza ta proporcja. Oblicz dokładne koszty dla swojej kwoty w kalkulatorze powyżej. Jeśli zatrudniasz na zlecenie lub B2B - sprawdź porównanie w poradniku o typach umów. Ważne: Kalkulator nie uwzględnia dodatkowych kosztów: szkolenia, BHP, badania lekarskie, benefity (karta sportowa, prywatna opieka), sprzęt, licencje. Realne koszty mogą być 10-30% wyższe niż sam koszt wynagrodzeń ze składkami. ## Jakie składki płaci pracodawca? Pracodawca płaci 5 rodzajów składek ponad wynagrodzenie brutto. Łącznie to ok. 20-22% kwoty brutto. Wzór do obliczeń Składki pracodawcy: Emerytalna 9,76% + Rentowa 6,50% + Wypadkowa 1,67%* + FP 2,45% + FGSP 0,10% + PPK 1,50% (opcjonalnie). Łącznie: ok. 20,48% (bez PPK) lub 21,98% (z PPK). Całkowity koszt = Brutto + Składki pracodawcy. Przykład: brutto 7 000 zł Składki pracodawcy: 7 000 x 21,98% = 1 539 zł. Całkowity koszt: 7 000 + 1 539 = 8 539 zł/mies. (102 463 zł/rok). Pracownik dostaje na rękę 4 950 zł netto - z PPK, bo składka pracownika (2%) też schodzi z wynagrodzenia. *Stawka wypadkowa (1,67%) to średnia. Zależy od branży - od 0,67% do 3,33%. Budownictwo i górnictwo mają wyższe stawki. Kalkulator używa średniej. Więcej o kosztach zatrudnienia z perspektywy pracodawcy przeczytasz w poradniku o kosztach pracownika. ## Ograniczenia kalkulatora Kalkulator oblicza standardowy koszt dla umowy o pracę. Kilka ważnych uwag. - Stawka wypadkowa może się różnić Kalkulator używa średniej stawki 1,67%. Twoja firma może mieć inną (0,67-3,33%) w zależności od branży, wielkości firmy i wypadkowości. Sprawdź swoją stawkę w ZUS. - Limit 30-krotności Składki emerytalna i rentowa nalicza się tylko do rocznego limitu 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - w 2026 roku jest to 282 600 zł. Po przekroczeniu obie składki przestają być pobierane, także po Twojej stronie, więc koszt zatrudnienia w trakcie roku SPADA. Przy pensji 30 000 zł brutto dzieje się to od 10. miesiąca: koszt schodzi z 36 594 zł do 31 716 zł, a rok zamyka się kwotą 426 543 zł zamiast 439 128 zł. Kalkulator liczy to miesiąc po miesiącu i pokazuje, od kiedy płacisz mniej. - PPK to wybór pracownika Pracownik może zrezygnować z PPK (rezygnacja co 4 lata). Jeśli zrezygnuje, pracodawca nie płaci 1,5% PPK. Kalkulator pozwala włączyć lub wyłączyć PPK. - Fundusz Pracy przy niepełnym etacie Składki na Fundusz Pracy (2,45%) nie opłaca się, gdy podstawa wymiaru w przeliczeniu na miesiąc jest niższa od minimalnego wynagrodzenia - w 2026 roku 4 806 zł. Przy połowie etatu za 3 000 zł brutto oszczędzasz w ten sposób 73,50 zł miesięcznie i kalkulator to uwzględnia. Haczyk: zwolnienie znika, jeśli pracownik ma inne tytuły do ubezpieczeń i jego łączna podstawa sięga minimalnego wynagrodzenia - wtedy FP trzeba naliczyć. Kalkulator nie wie o innych umowach pracownika, więc przy dorabiającym etatowcu sprawdź to sam. Osobne zwolnienie z FP przysługuje też ze względu na wiek: kobiety po 55. i mężczyźni po 60. roku życia - tego kalkulator nie liczy. Powiązane kalkulatory: Oblicz pensję netto pracownika (z perspektywy pracownika). Sprawdź ile wynosi ZUS przedsiębiorcy na B2B. Oblicz marżę handlową na produktach. ## Często zadawane pytania ### Ile kosztuje pracodawcę pracownik z pensją 7 000 zł brutto? 8 539 zł miesięcznie, jeśli pracownik oszczędza w PPK, albo 8 434 zł, jeśli z PPK zrezygnował. Składki pracodawcy ponad brutto to 1 539 zł z PPK (21,98% brutto) lub 1 434 zł bez PPK (20,48%). Pracownik dostaje na rękę 4 950 zł netto z PPK albo 5 102 zł bez. Rocznie całkowity koszt to 102 463 zł z PPK i 101 203 zł bez. Dokładna kwota zależy jeszcze od stawki wypadkowej, która różni się między branżami. ### Jakie składki płaci pracodawca ponad brutto? Emerytalna (9,76%), rentowa (6,50%), wypadkowa (1,67% średnia), Fundusz Pracy (2,45%), FGSP (0,10%) i opcjonalnie PPK (1,50%). Łącznie ok. 20,5-22% brutto. Przy pensji 10 000 zł brutto to dodatkowe ok. 2 000-2 200 zł miesięcznie ponad wynagrodzenie. ### Ile pracownik dostaje na rękę z brutto? Zależy od kwoty i od tego, czy pracownik oszczędza w PPK. Bez PPK: z 5 000 zł brutto zostaje 3 738 zł netto (75%), z 7 000 zł - 5 102 zł (73%), z 10 000 zł - 7 147 zł (71%), z 15 000 zł - 10 556 zł (70%). Z PPK odpowiednio: 3 629 zł, 4 950 zł, 6 929 zł i 10 229 zł, czyli o 2 punkty procentowe mniej. Im wyższe brutto, tym mniejszy procent zostaje na rękę - a od momentu przekroczenia 120 000 zł dochodu rocznie zaliczka rośnie z 12% do 32% i netto spada jeszcze w trakcie roku. Przy 15 000 zł brutto dzieje się to już w 10. miesiącu. ### Czy PPK jest obowiązkowe? Dla pracodawcy - tak (musi zapewnić dostęp do PPK). Dla pracownika - nie (może złożyć rezygnację, odnawianą co 4 lata). Stawki: pracodawca 1,5% (obowiązkowe), pracownik 2% (obowiązkowe). Obie strony mogą dopłacać dobrowolnie (pracodawca do 2,5%, pracownik do 2% więcej). Przy brutto 7 000 zł: PPK pracodawca = 105 zł, PPK pracownik = 140 zł. ### Czy taniej zatrudnić na zlecenie lub B2B niż na UoP? Z perspektywy kosztu: zlecenie jest podobne (te same składki ZUS, chyba że student do 26 lat - wtedy brak ZUS). B2B jest tańsze dla pracodawcy (brak składek, płacisz fakturę), ale droższa stawka godzinowa (wykonawca płaci własny ZUS). Porównanie: UoP 7 000 zł brutto = koszt 8 434 zł bez PPK albo 8 539 zł z PPK. B2B z porównywalną stawką: ok. 8 000-9 000 zł netto na fakturze. Różnica niewielka, ale B2B nie daje urlopu, L4 ani ochrony. ### Dlaczego koszt pracownika zmienia się w trakcie roku? Bo dwie reguły są roczne, a nie miesięczne. Pierwsza to próg podatkowy: po przekroczeniu 120 000 zł dochodu zaliczka rośnie z 12% do 32%, a kwota zmniejszająca podatek przestaje przysługiwać - pracownikowi spada netto, ale Twój koszt się nie zmienia, bo PIT obciąża jego, nie Ciebie. Przy 15 000 zł brutto dzieje się to od 10. miesiąca, przy 30 000 zł już od 5. Druga to limit 30-krotności: składki emerytalna i rentowa nalicza się tylko do 282 600 zł rocznej podstawy, a po przekroczeniu znikają po obu stronach - wtedy TWÓJ koszt spada, a pracownikowi netto rośnie. Przy 30 000 zł brutto od 10. miesiąca płacisz 31 716 zł zamiast 36 594 zł. Dlatego roczny koszt zatrudnienia nie jest po prostu dwunastokrotnością pierwszego miesiąca. Kalkulator liczy wszystkie 12 miesięcy i pokazuje sumę. ## Źródła - **Stopy procentowe składek na ubezpieczenia społeczne**, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Aktualne stawki składek ZUS pracodawcy i pracownika: emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa, zdrowotna, FP, FGSP — [ZUS - Składki i stawki](https://www.zus.pl/baza-wiedzy/skladki-wskazniki-i-stawki/) - **Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych**, Sejm Rzeczypospolitej Polskiej. Stawki PPK: pracodawca 1,5% (obowiązkowe) + do 2,5% (dobrowolne), pracownik 2% (obowiązkowe) + do 2% (dobrowolne) — [mojeppk.pl - PPK](https://www.mojeppk.pl/) - **Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych**, Sejm Rzeczypospolitej Polskiej. Stawki PIT 2026: 12% do 120 000 zł, 32% powyżej. Kwota wolna 30 000 zł. Koszty uzyskania 250 zł/mies. — [ISAP - Ustawa o PIT](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19910800350) - **Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek (limit 30-krotności)**, Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Limit rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej - 282 600 zł w 2026 r. Po przekroczeniu obie składki przestają być naliczane po stronie pracownika i pracodawcy — [ZUS - składki i limity](https://www.zus.pl) --- Źródło: [Kalkulato.pl](https://kalkulato.pl/kalkulatory/biznes/kalkulator-kosztu-pracownika/)